ออเดอร์หลายช่องทาง ปริ้นซ้ำ ส่งช้า หยิบสินค้าผิด? ฟีเจอร์เตรียมจัดส่งของ XSelly คัดออเดอร์ตามกำหนดส่ง ขนส่ง และช่องทางขาย พร้อมโหลดใบปะหน้าและใบหยิบสินค้าได้ในครั้งเดียว
ระบบจัดการออเดอร์และสต๊อก
ร้านออนไลน์ที่มีออเดอร์เข้ามาวันละหลายสิบถึงหลายร้อยรายการ มักพบว่าความท้าทายไม่ได้อยู่ที่การขายเพียงอย่างเดียว แต่คือการจัดการงานหลังบ้านให้รวดเร็วและแม่นยำ ตั้งแต่การพิมพ์ใบปะหน้า การหยิบสินค้า การแพ็ก ไปจนถึงการจัดส่งให้ทันตามกำหนด
โดยเฉพาะร้านที่ขายสินค้าผ่านหลายช่องทาง เช่น Shopee, TikTok Shop และ LINE SHOPPING การต้องสลับไปมาระหว่างหลายระบบอาจทำให้เสียเวลา และเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด เช่น พิมพ์ใบปะหน้าซ้ำ หยิบสินค้าผิด หรือพลาดออเดอร์ที่ใกล้ถึงกำหนดส่ง
XSelly จึงพัฒนาฟีเจอร์ “เตรียมจัดส่ง” หรือเมนู “โหลดเอกสารจัดส่ง” เพื่อช่วยรวมขั้นตอนสำคัญในการเตรียมออเดอร์ไว้ในหน้าเดียว ทำให้ร้านสามารถคัดกรองออเดอร์ จัดลำดับงาน และโหลดเอกสารสำหรับจัดส่งได้อย่างเป็นระบบ
5 ปัญหาที่ร้านออนไลน์มักเจอในขั้นตอนจัดส่ง
1. ออเดอร์กระจายอยู่หลายแพลตฟอร์ม ต้องปริ้นแยกทีละที่
แต่ละช่องทางขายมีระบบหลังบ้านของตัวเอง ทีมงานจึงต้องเข้าไปจัดการและพิมพ์ใบปะหน้าทีละแพลตฟอร์ม นอกจากจะเสียเวลาแล้ว ยังเพิ่มความเสี่ยงที่บางออเดอร์จะถูกลืมหรือตกหล่น
2. จำไม่ได้ว่าออเดอร์ไหนปริ้นไปแล้ว
เมื่อไม่มีภาพรวมที่ชัดเจน ทีมงานอาจพิมพ์ใบปะหน้าซ้ำ ทำให้สิ้นเปลืองกระดาษและเกิดการแพ็กสินค้าซ้ำ หรือในทางกลับกัน อาจมีบางออเดอร์ที่ยังไม่ได้พิมพ์จนจัดส่งไม่ทัน
3. ไม่รู้ว่าออเดอร์ไหนใกล้หมดเวลาจัดส่ง
Marketplace มีข้อกำหนดด้านระยะเวลาจัดส่ง หากส่งล่าช้าอาจกระทบคะแนนร้านหรือมีบทลงโทษได้ แต่เมื่อมีออเดอร์จำนวนมาก การมองด้วยตาเปล่าว่าออเดอร์ไหนต้องรีบจัดการก่อนอาจทำได้ยาก
4. หยิบสินค้าผิดสีหรือผิดไซส์
โดยเฉพาะร้านเสื้อผ้าที่มีสินค้าหน้าตาคล้ายกันแต่มีหลายสีและหลายไซส์ หากพนักงานต้องหยิบสินค้าจากใบปะหน้าทีละออเดอร์ โอกาสเกิดความผิดพลาดก็เพิ่มขึ้น และอาจต้องเดินกลับไปกลับมาในคลังหลายรอบ
5. แยกงานตามขนส่งได้ยาก
หากรถ J&T เข้ามารับสินค้าก่อน SPX แต่สินค้าของทั้งสองขนส่งถูกจัดรวมกัน ทีมงานต้องเสียเวลาแยกออเดอร์เองอีกครั้งก่อนส่งมอบ
ฟีเจอร์ “เตรียมจัดส่ง” ใน XSelly คืออะไร?
ฟีเจอร์ “เตรียมจัดส่ง” อยู่ในเมนู ออเดอร์ > โหลดเอกสารจัดส่ง และทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับเตรียมออเดอร์ก่อนจัดส่ง
ระบบรวบรวมออเดอร์ที่พร้อมส่งจากช่องทางที่เชื่อมต่อกับ XSelly มาไว้ในหน้าเดียว จากนั้นคุณสามารถคัดกรองออเดอร์ตามเงื่อนไขต่าง ๆ และโหลดเอกสารที่จำเป็น เช่น ใบปะหน้าพัสดุ ใบหยิบสินค้า ใบเสร็จรับเงิน และรายงาน ได้ในครั้งเดียว
ตัวกรองแต่ละรายการยังแสดงจำนวนออเดอร์แบบเรียลไทม์ เช่น “J&T Express (16)” ทำให้ทีมงานเห็นปริมาณงานของแต่ละกลุ่มได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดดูทีละหมวด
ฟีเจอร์เด่นของระบบจัดการออเดอร์และสต๊อกที่ช่วยให้แพ็กของเร็วขึ้น
เห็นสถานะ “ยังไม่ได้พิมพ์” และ “พิมพ์แล้ว” ชัดเจน
ส่วนใบปะหน้าพัสดุจะแสดงการ์ดแยกเป็น “ยังไม่ได้พิมพ์” และ “พิมพ์แล้ว” พร้อมจำนวนและเปอร์เซ็นต์เมื่อเทียบกับออเดอร์ทั้งหมด
นอกจากนี้ยังมีปุ่ม “เลือกทั้งหมดที่ยังไม่ได้พิมพ์” สำหรับเลือกเฉพาะออเดอร์ที่ยังค้างอยู่ได้ในคลิกเดียว ช่วยลดปัญหาการพิมพ์ซ้ำและการตกหล่นของออเดอร์
จัดลำดับความเร่งด่วนด้วย “วันกำหนดส่ง”
สามารถคัดกรองออเดอร์ตามเวลาที่เหลือก่อนถึงกำหนดส่งได้ ตั้งแต่ เลยกำหนดแล้ว, น้อยกว่า 2 ชม., 2–8 ชม., 8–24 ชม., 24–48 ชม., มากกว่า 48 ชม. รวมถึงออเดอร์ที่ไม่มีการกำหนดส่ง
ทีมงานจึงสามารถเริ่มจากออเดอร์ที่ใกล้หมดเวลาก่อน ช่วยลดความเสี่ยงในการจัดส่งล่าช้าและช่วยรักษาคะแนนร้าน
แยกงานตามขนส่งและช่องทางการขาย
สามารถกรองออเดอร์ตามรูปแบบการจัดส่ง เช่น J&T Express และ SPX Express รวมถึงกรองตามร้านหรือช่องทางการขาย เช่น Shopee, TikTok Shop และ LINE SHOPPING
ตัวอย่างเช่น ทีมงานสามารถเลือกพิมพ์เฉพาะออเดอร์ J&T เพื่อเตรียมสินค้าให้ทันรอบรถเข้ารับ จากนั้นจึงจัดการออเดอร์ SPX ต่อ ทำให้งานแต่ละชุดไม่ปะปนกันตั้งแต่ต้น
ตรวจสอบสถานะเลขพัสดุ XShipping ก่อนปริ้น
สำหรับร้านที่ใช้บริการขนส่ง XShipping ระบบจะแสดงสถานะการขอเลขพัสดุ ได้แก่ เลขพัสดุพร้อมใช้, รอดำเนินการ, มีข้อผิดพลาด และไม่ได้ขอเลขพัสดุ
ทีมงานจึงสามารถเลือกปริ้นเฉพาะออเดอร์ที่มีเลขพัสดุพร้อมใช้งาน และตรวจสอบออเดอร์ที่มีปัญหาได้ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนจัดส่งจริง
จัดกลุ่มออเดอร์ตาม “จำนวนชิ้น” และ “จำนวนรายการ”
ระบบสามารถจัดกลุ่มออเดอร์ตามจำนวนสินค้าที่ยังไม่ได้จัดส่ง โดยรวมสินค้าทุกรายการเข้าด้วยกัน
ตัวอย่างเช่น ออเดอร์ที่มีสินค้า A จำนวน 2 ชิ้น และสินค้า B จำนวน 1 ชิ้น จะนับเป็นทั้งหมด 3 ชิ้น
ออเดอร์ที่มีสินค้าเพียง 1 ชิ้นสามารถจัดการได้รวดเร็วกว่า จึงสามารถแยกออกมาเป็นชุดเพื่อหยิบและแพ็กในรอบเดียว ส่วนออเดอร์ที่มีหลายชิ้นสามารถจัดการแยกเป็นอีกชุดได้อย่างเป็นระบบ
เลือกดูเฉพาะออเดอร์ที่มีสินค้าที่ต้องการ
ส่วน “รายการสินค้า” จะแสดงสินค้าพร้อมรูป SKU จำนวนชิ้น และจำนวนออเดอร์ สามารถค้นหาด้วยชื่อสินค้า SKU หรือ UPC และเลือกสินค้าเพื่อดูเฉพาะออเดอร์ที่มีสินค้านั้นได้
ฟีเจอร์นี้เหมาะกับกรณีที่สินค้าบางรายการเพิ่งเข้าสต๊อก และต้องการจัดการออเดอร์ที่กำลังรอสินค้ารายการนั้นก่อน
ตรวจสอบรายชื่อออเดอร์ก่อนโหลดเอกสาร
ก่อนสั่งพิมพ์จริง สามารถกด “ดูรายการออเดอร์” เพื่อเปิดแผงด้านขวาและตรวจสอบออเดอร์ทั้งหมดที่จะถูกโหลดเอกสาร พร้อมเลขออเดอร์ ช่องทางขาย และรายการสินค้า
ช่วยให้ทีมงานตรวจสอบได้อีกครั้งว่าเลือกออเดอร์ถูกชุดก่อนดำเนินการ
เอกสารครบทุกแบบ โหลดได้ในครั้งเดียว
เมื่อกดปุ่ม “โหลดเอกสาร” ระบบจะแสดงตัวเลือกเอกสารที่สามารถโหลดได้ ได้แก่
- ใบปะหน้าพัสดุ รองรับ เครื่องพิมพ์พกพา (เครื่องพิมพ์ความร้อน), PDF A4 และ PDF Sticker
- ใบหยิบสินค้า รูปแบบ PDF A4
- ใบเสร็จรับเงิน รูปแบบการพิมพ์แบบ เครื่องพิมพ์พกพา
- รายงาน การขายสินค้ารายวัน
นอกจากนี้ยังมีตัวเลือก “โหลดใบหยิบสินค้าพร้อมใบปะหน้าพัสดุด้วย” เพื่อโหลดเอกสารทั้งสองประเภทพร้อมกัน
ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะ ดาวน์โหลดเป็นไฟล์ หรือ พิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ทันที
หลังจากโหลดเอกสารเสร็จ ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่าโหลดเอกสารประเภทใด จำนวนกี่ออเดอร์ และดำเนินการเมื่อเวลาใด พร้อมปุ่ม “โหลดเอกสารอื่น” เพื่อโหลดเอกสารประเภทอื่นสำหรับออเดอร์ชุดเดิมได้ทันที โดยไม่ต้องเลือกออเดอร์ใหม่
ใบหยิบสินค้า ช่วยลดการหยิบสินค้าผิด
ใบหยิบสินค้าของ XSelly ออกแบบมาเพื่อให้ทีมคลังสินค้าใช้งานได้สะดวก โดยแสดงข้อมูลสำคัญ ได้แก่
- ชื่อร้าน วันและเวลาที่พิมพ์ และผู้พิมพ์
- สรุปยอดรวม เช่น รายการสินค้า 23 รายการ รวม 26 ชิ้น จากทั้งหมด 21 ออเดอร์
- รูปสินค้า พร้อมชื่อและตัวเลือก เช่น สีและไซส์
- SKU พร้อมบาร์โค้ด สำหรับใช้สแกนยืนยัน
- จำนวนที่ต้องหยิบ และ เลขออเดอร์ ที่เกี่ยวข้อง
จุดเด่นคือเอกสารจะ รวมยอดตามสินค้า ไม่ได้แยกตามออเดอร์ ทำให้พนักงานสามารถเดินหยิบสินค้าแต่ละ SKU ให้ครบตามจำนวนในรอบเดียว แล้วจึงนำมาแยกแพ็กตามออเดอร์
วิธีนี้ช่วยลดระยะทางในการเดินหยิบสินค้าในคลัง และช่วยลดโอกาสหยิบสินค้าผิด
ตัวกรองขั้นสูงและเทมเพลตตัวกรอง
ไอคอนตัวกรองด้านบนเปิดเมนู “ตัวกรองออเดอร์ที่ต้องจัดส่ง” ซึ่งช่วยให้กำหนดเงื่อนไขการค้นหาได้ละเอียดขึ้น ได้แก่
- ช่วงวันที่ออเดอร์พร้อมส่ง เช่น วันนี้ เมื่อวานนี้ ย้อนหลัง 2/3/7/30/45/60/90 วัน สัปดาห์นี้ เดือนนี้ เดือนที่แล้ว หรือกำหนดเอง
- เฉพาะออเดอร์ในระบบ เลือกดูออเดอร์ที่สร้างใน XSelly จากช่องทางขาย หรือทั้งหมด
- สถานะล็อกออเดอร์
- สถานะการยืนยัน เช่น รอฉันยืนยัน / รอตัวแทนยืนยัน
- สถานะการชำระเงิน เช่น ชำระครบถ้วน / ไม่ครบถ้วน
- การเก็บเงินปลายทาง (COD)
หากมีชุดตัวกรองที่ใช้งานเป็นประจำ สามารถบันทึกเป็น “เทมเพลต” เพื่อเรียกใช้ซ้ำได้ เช่น “J&T รอบเช้า” หรือ “ออเดอร์ COD ชำระครบ”
ช่วยให้ทีมงานสามารถเริ่มงานตามขั้นตอนเดียวกันได้ทุกวัน และลดความผิดพลาดจากการตั้งค่าตัวกรองใหม่ซ้ำ ๆ
ปรับหน้าจอให้เหมาะกับวิธีทำงานของทีม
ปุ่มตั้งค่า (รูปเฟือง) เปิดเมนู “ตั้งค่าการแสดงข้อมูล” ซึ่งสามารถปรับการแสดงผลได้หลายส่วน เช่น ขนาดตัวอักษร การซ่อนหรือแสดงตัวเลือกที่ไม่มีออเดอร์ และการเลือกเฉพาะหัวข้อตัวกรองที่ต้องการใช้งาน
ร้านที่ไม่ได้ใช้ XShipping ก็สามารถซ่อนหัวข้อนี้ออกจากหน้าจอได้ ทำให้หน้าจอสะอาดและเหมาะกับรูปแบบการทำงานของแต่ละทีมมากขึ้น
ขั้นตอนใช้งานฟีเจอร์เตรียมจัดส่งแบบย่อ
- ไปที่เมนู ออเดอร์ > โหลดเอกสารจัดส่ง
- กำหนดช่วงเวลาออเดอร์พร้อมส่ง โดยค่าเริ่มต้นคือ 7 วันที่แล้ว
- เลือกตัวกรองที่ต้องการ เช่น ออเดอร์ที่ใกล้ถึงกำหนดส่ง ขนส่ง J&T หรือออเดอร์ที่มีสินค้า 1 ชิ้น
- กด “เลือกทั้งหมดที่ยังไม่ได้พิมพ์” หรือ “ดูรายการออเดอร์” เพื่อตรวจสอบ
- กด “โหลดเอกสาร” แล้วเลือกรูปแบบใบปะหน้าหรือใบหยิบสินค้า
- เลือก ดาวน์โหลด หรือ พิมพ์ และใช้ปุ่ม “โหลดเอกสารอื่น” หากต้องการเอกสารเพิ่มเติมสำหรับออเดอร์ชุดเดิม
ตัวอย่างการใช้งานจริง: ร้านเสื้อผ้าที่ขาย 3 ช่องทาง
ลองนึกภาพร้านเสื้อผ้าที่ขายผ่าน Shopee, TikTok Shop และ LINE SHOPPING และมีออเดอร์พร้อมส่ง 65 ออเดอร์ในสัปดาห์นี้
ช่วงเช้า: กรองออเดอร์ตาม “วันกำหนดส่ง < 2 ชม. และ 2–8 ชม.” เพื่อจัดการออเดอร์เร่งด่วนก่อน
ก่อนรถ J&T เข้ารับ: กรอง J&T Express ร่วมกับ “1 ชิ้นต่อออเดอร์” จากนั้นโหลดใบปะหน้าพร้อมใบหยิบสินค้า พนักงานสามารถหยิบสินค้าเป็นชุดและแพ็กต่อเนื่องได้ทันที
ช่วงบ่าย: จัดการออเดอร์หลายชิ้นและออเดอร์ SPX Express ต่อ
ก่อนปิดวัน: ตรวจสอบการ์ด “ยังไม่ได้พิมพ์” ให้เหลือ 0 และโหลด “รายงานการขายสินค้ารายวัน” เพื่อใช้สรุปยอด
เมื่อจัดลำดับงานตามรูปแบบนี้ ทีมงานจึงไม่ต้องสลับไปมาระหว่างหลายระบบ ลดการพิมพ์ซ้ำ ลดโอกาสตกหล่น และช่วยให้จัดส่งได้ทันตามรอบรับสินค้า
ทำไมร้านที่กำลังมองหาระบบจัดการออเดอร์และสต๊อกควรเลือก XSelly
ฟีเจอร์ “เตรียมจัดส่ง” เป็นส่วนหนึ่งของ XSelly ระบบจัดการออเดอร์และสต๊อกแบบครบวงจร ซึ่งรวมเครื่องมือสำคัญสำหรับการบริหารร้านไว้ในระบบเดียว
นอกจากการเตรียมจัดส่งแล้ว ยังสามารถใช้งานได้ทั้ง รายการสินค้า รายการสต๊อก การจัดการจำนวนสินค้า การสแกนจัดส่ง การยืนยันรับชำระ รวมถึง Dashboard สำหรับดูภาพรวมการขายและยอดประจำวัน
เมื่อข้อมูลออเดอร์ สต๊อก และการจัดส่งเชื่อมต่อถึงกัน ร้านจึงลดการใช้หลายโปรแกรมและลดการกรอกข้อมูลซ้ำได้ อีกทั้งยังรองรับการทำงานร่วมกับตัวแทนจำหน่าย ซึ่งมีสถานะ “รอตัวแทนยืนยัน” จึงเหมาะกับร้านที่มีทั้งการขายตรงและเครือข่ายตัวแทน
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ฟีเจอร์เตรียมจัดส่งดึงออเดอร์จากช่องทางไหนได้บ้าง?
ระบบสามารถดึงออเดอร์จากช่องทางที่เชื่อมต่อกับ XSelly เช่น Shopee, TikTok Shop และ LINE SHOPPING รวมถึงออเดอร์ที่สร้างขึ้นใน XSelly โดยตรง
จะรู้ได้อย่างไรว่าออเดอร์ไหนปริ้นใบปะหน้าไปแล้ว?
การ์ด “ยังไม่ได้พิมพ์” และ “พิมพ์แล้ว” จะแสดงจำนวนและเปอร์เซ็นต์อย่างชัดเจน และปุ่ม “เลือกทั้งหมดที่ยังไม่ได้พิมพ์” จะเลือกเฉพาะออเดอร์ที่ยังค้างอยู่
รองรับการพิมพ์ใบปะหน้าแบบไหนบ้าง?
รองรับการ พิมพ์ใบปะหน้าพัสดุและใบเสร็จผ่านเครื่องพิมพ์พกพา Bluetooth ไร้สาย เช่น Paperang, Peripage และ SamuGiken C15 Pro พร้อมตัวเลือกกระดาษขนาด 57 mm และ 112 mm ตามรุ่นของเครื่องพิมพ์
สามารถโหลดใบหยิบสินค้าและใบปะหน้าพร้อมกันได้ไหม?
ได้ เพียงเลือกตัวเลือก “โหลดใบหยิบสินค้าพร้อมใบปะหน้าพัสดุด้วย” ในหน้าต่างโหลดเอกสาร
“จำนวนสินค้าต่อออเดอร์” กับ “จำนวนรายการสินค้าต่อออเดอร์” ต่างกันอย่างไร?
จำนวนสินค้าต่อออเดอร์ คือจำนวนชิ้นสินค้าทั้งหมดที่ยังไม่ได้จัดส่ง เช่น สินค้า A 2 ชิ้น และสินค้า B 1 ชิ้น จะนับรวมเป็น 3 ชิ้น
ส่วน จำนวนรายการสินค้าต่อออเดอร์ จะนับตามจำนวนชนิดสินค้าที่อยู่ในออเดอร์
ทำไมจึงเลือกออเดอร์ Shopee ย้อนหลังเกิน 90 วันไม่ได้?
ตามข้อมูลในต้นฉบับ ออเดอร์ Shopee ที่มีอายุเกิน 90 วันจะไม่สามารถเข้าถึงได้ ตามข้อกำหนด Data Protection Policy ของ Shopee
สามารถบันทึกตัวกรองที่ใช้เป็นประจำได้ไหม?
ได้ สามารถบันทึกเป็น เทมเพลตตัวกรอง ในแผง “ตัวกรองออเดอร์ที่ต้องจัดส่ง” และเรียกใช้ซ้ำได้ทุกวัน
หากโหลดใบปะหน้าไปแล้ว แต่อยากได้ใบหยิบสินค้าของออเดอร์ชุดเดิม ต้องเลือกออเดอร์ใหม่หรือไม่?
ไม่ต้อง เพียงกด “โหลดเอกสารอื่น” จากแถบยืนยันหลังโหลดเอกสาร ระบบจะใช้ออเดอร์ชุดเดิมให้ทันที
สรุป: จัดการออเดอร์และเตรียมจัดส่งได้ง่ายขึ้นด้วย XSelly
หากร้านของคุณยังต้องปริ้นเอกสารทีละแพลตฟอร์ม หรือต้องคอยจดว่าออเดอร์ไหนดำเนินการไปแล้ว ฟีเจอร์ “เตรียมจัดส่ง” ของ XSelly ช่วยเปลี่ยนขั้นตอนหลังบ้านให้เป็นระบบมากขึ้น
ตั้งแต่การคัดกรองออเดอร์ตามความเร่งด่วน การแยกตามขนส่งและช่องทางขาย การตรวจสอบสถานะการพิมพ์ ไปจนถึงการโหลดใบปะหน้าและใบหยิบสินค้า ทั้งหมดสามารถจัดการได้จากหน้าเดียว
สำหรับร้านที่ต้องการ ระบบจัดการออเดอร์และสต๊อก ที่ช่วยลดงานซ้ำ ลดโอกาสผิดพลาด และทำให้ทีมงานจัดการออเดอร์จำนวนมากได้เป็นระบบ ฟีเจอร์เตรียมจัดส่งของ XSelly เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ช่วยให้กระบวนการหลังบ้านทำงานได้คล่องตัวมากขึ้น
สนใจทดลองใช้ XSelly ระบบจัดการออเดอร์และสต๊อกที่ช่วยให้การจัดการหลังบ้านง่ายขึ้น แพ็กเร็วขึ้น และส่งทันทุกรอบ — ติดต่อทีมงาน / สมัครใช้งาน
